Contar con un plan de mantenimiento preventivo para flotillas es la mejor manera de reducir y evitar daños en los vehículos. Este se basa en el kilometraje, tiempo, las horas del motor y los litros de combustible utilizados.
Una vez que se alcanzan los umbrales predefinidos, un plan de mantenimiento preventivo para flotillas ejecuta actividades como inspección del vehículo, limpieza, pruebas, reparaciones, reemplazos de partes, lubricación, etc.
Cuando hablamos de flotillas, la disponibilidad del vehículo lo es todo. Por tal razón, este tipo de mantenimiento es muy útil, ya que ayuda a reducir los costos a largo plazo y extender la vida útil de los vehículos, lo que es preferible a tenerlo fuera de servicio por daños o reparaciones inesperadas.
Por si fuera poco, el plan también garantiza la seguridad de otros conductores en la carretera.
1. Elementos esenciales para trazar un plan de mantenimiento preventivo para flotillas efectivo
- Una lista con todas las actividades preventivas realizadas durante el mantenimiento (esta es distinta para cada tipo de vehículo).
- El intervalo de servicio o la frecuencia con la que se realizará el mantenimiento preventivo en los vehículos.
- Proceso para que los conductores presenten inspecciones escritas.
- Proceso para que los conductores presenten solicitudes por escrito, como cuando creen que el vehículo tiene un problema.
- Instalación automotriz para realizar mantenimiento, inspecciones y reparaciones.
- Un equipo de técnicos automotrices calificados para realizar las actividades.
- Un método para llevar un registro. Este puede ser por escrito o por medio de un software.
- Un proceso para ordenar piezas y mantener el inventario de las de repuesto.
2. Establecer una base
Antes de implementar un plan de mantenimiento preventivo para flotillas, se debe tener el estatus actual de cada vehículo. Esto significa una inspección completa con todos los datos disponibles documentados, el historial de mantenimiento, piezas reemplazadas, proveedores, etc.
Cada vehículo debe tener un registro de inspección, así como los datos de su kilometraje, niveles de fluidos y otra información relevante.
3. Determinar los intervalos de mantenimiento
Es necesario definir con qué frecuencia se realizará el mantenimiento preventivo para cada unidad. La programación y su ejecución dependen de distintos factores, como el kilometraje de los autos estándar o las horas que estuvo encendido el motor en maquinaria usadas en obras.
Los intervalos también pueden depender de las condiciones de operación. En unas normales, se puede disponer de un intervalo estandarizado; pero en vehículos usados sometidos a una gran carga de trabajo, se requerirá de un mantenimiento preventivo más frecuente.
En el caso de los automóviles utilizados por distintos conductores, los intervalos pueden ser más cortos, así como los que son usados en terracería, para remolcar o sujetos a un ralentí excesivo, como en los congestionamientos al interior de la ciudad.
4. Considerar un software de mantenimiento para flotillas
Aunque un plan de mantenimiento preventivo para flotillas se puede administrar de manera manual, invertir en una solución de software puede automatizar parte del proceso, lo que permite realizar los informes en menor tiempo. Existen una gran variedad de software para mantenimiento de flotillas muy accesibles que hacen todo más eficiente.
Generar reportes toma solo una fracción del tiempo que se necesitaría con un método manual. El software también simplifica la elaboración de los reportes y solicitudes; de esta forma, los operadores podrán someter a sus vehículos a inspecciones básicas fácilmente tras conducirlos.
Algunas características útiles son:
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Rastreo de activos y vehículos.
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Rastreo de costos.
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Rastreo de licencias y registros.
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Portal de solicitudes de operadores.
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Gestión de reclamación de seguros.
También se deben considerar las capacidades móviles, despliegue en la Nube e integración con las herramientas existentes de las flotillas, particularmente para las que está creciendo rápidamente y que tendrán pronto la necesidad de escalar. Cuando se comparen soluciones de software, hay que considerar el tamaño que puede soportar.
Por último, el software también puede configurarse para generar alertas cuando se llegue a determinado umbral, así el gerente en turno sabrá cuándo llegue el momento de ejecutar el plan de mantenimiento preventivo para flotillas.
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5. Hacer un checklist del servicio para el mantenimiento preventivo
Un checklist de servicio debe contener las inspecciones requeridas, otras tareas de seguridad y las de mantenimiento preventivo, las cuales incluyen:
- Cambio de aceite del motor y filtros.
- Fluido de la transmisión.
- Inspección de los sistemas de combustible y refrigeración.
- Inspección de las monturas del motor y la transmisión.
- Inspección y cambio (si es necesario) de flecha o mangueras.
- Afinación general.
- Inspección de los componentes de los sistemas eléctricos.
- Inspección y cambio (si es necesario) del sistema de frenos.
- Inspección sistema de dirección y suspensión.
- Inspección y cambio (si es necesario) de rines y llantas.
- Evaluación de la condición del sistema del tren de rodaje.
- Reemplazo de los limpiadores del parabrisas.
- Inspección del sistema de escape.
- Revisión en busca de alguna filtración de líquidos.
- Inspección de luces interiores y exteriores.
- Inspección de los asientos y cinturones de seguridad.
Estos solo son algunos de los puntos con los que debe contar un checklist de servicio, ya que algunos vehículos pueden requerir inspecciones más robustas, mientras que otros necesitarán cambios de partes con mayor frecuencia.
6. Desarrollar sistemas de inspección y reporte por parte de los operadores
Los operadores de los vehículos suelen ser los primeros en darse cuenta de una posible falla, pues son ellos quienes las detectan durante la operación y antes que los técnicos automotrices experimentados en una inspección de rutina. Por esta razón, los operadores deben monitorear lo siguiente:
- Sistemas y piezas de seguridad del vehículo como neumáticos, frenos, dirección, limpiadores, etc.
- Operación del vehículo como ralentí excesivo, fallas en el encendido, chirridos en los frenos, etc.
- Cuerpo e interior del vehículo como los espejos, carrocería, estado de los asientos, etc.
- Otros como el radio, aire acondicionado, etc.
Los conductores deben tomar nota e informar sobre cualquier posible problema, antes durante y después del uso de un vehículo de la flotilla. La capacitación para este procedimiento es esencial.
7. Monitoreo de métricas para alcanzar el éxito
Todos los nuevos procedimientos se pueden mejorar, de ahí la necesidad de establecer métricas de desempeño y registro de resultados. Saber cuántas veces se le ha aplicado el plan de mantenimiento preventivo para flotillas es muy importante. Idealmente, la reducción de las reparaciones no programadas es una señal del buen funcionamiento del plan.
La vida útil del automóvil nos indicará también si el mantenimiento preventivo está representando ahorros significativos para una empresa a largo plazo. Si una unidad dura más años del promedio, entonces el programa está siendo efectivo.
Finalmente, el rendimiento del automóvil podrá ser visible. ¿Algunos necesitan más reparaciones que otros? ¿Qué tan constantes son las afinaciones? Estos datos pueden ser útiles para tomar buenas decisiones acerca de nuevas adquisiciones.
Implementar un plan de mantenimiento preventivo para flotillas es un proceso de varios pasos, pero realmente es muy simple. Con la información necesaria, el software adecuado y el tiempo indicado para implementar nuevas políticas y procedimientos, el programa operará sin problema alguno. Se trata de una gran oportunidad para ahorrarle mucho dinero a una compañía.
Fuente: Metalphoto of Cincinnati